– Vi hade ett uråldrigt IT-system som bara vår kanslist hade tillgång till. Vi kikade på vad som fanns och satte upp en kravlista. Valet föll på Svenskalag.se och det har vi aldrig ångrat, berättar Ulf Olofsson, webbansvarig i Storfors AIK från Piteå.
Föreningen har cirka 1000 medlemmar och deras 35 lag är verksamma inom såväl fotboll som ishockey. För lite mer än tre år sedan gjorde de bytet till Svenskalag.se.
Suverän närvarohantering
Ulf Olofsson radar upp målande exempel på hur de olika funktionerna hjälper föreningens kansli och ideella krafter i det dagliga arbetet.
– De största jubelropen får Svenskalag.se såklart för hela biten med närvarohantering. Det funkar så bra, hela vägen från ledare till kansli. Vi har gått från blöta och skrynkliga A4-papper som man skulle sätta ett kryss på med en blöt penna ute i regnet till att bara klicka i närvaron lite snabbt i mobilen.
Två gånger om året var det sedan dags att lämna in pappren så att kansliet kunde sammanställa all närvaro:
– Någon gång per säsong så ringde kansliet och sa att vi måste lämna in närvarorapporterna. Då fick man leta upp alla papper, som fortfarande låg kvar i någon gammal ryggsäck och först försöka sära på bladen som har klistrats ihop eftersom de var så blöta, och sedan skulle någon på kansliet försöka tyda kryssen och få till något som liknar en sammanställning för en hel säsong.
Nu kan kanslisten istället på tio minuter kika igenom sammanställningarna och tack vare de olika kontrollerna och varningarna som görs så syns det snabbt om någon har missat något eller om det fattas personnummer på några deltagare:
– Jag vet inte hur många timmar vi har sparat på det. Det känns som att vi sparar nästan en halvtidstjänst på det! förklarar Ulf.
Föreningens fönster utåt
Storfors AIK arbetar aktivt med att styra all marknadsföring till sin sajt och ser det även som en fördel att varje sektion och lag kan välja lyfta fram sina egna sponsorer. Integrationen med sociala medier är viktig och bra. Användarvänligheten på hemsidan och i hela systemet är något som Ulf också plussar för:
– Vem som helst kan komma igång och jobba med systemet. Det är bra att det finns mallar. Till viss del är hemsidan statisk på så sätt, men det går ändå att tweaka och lägga in egen html-kod om man vill och kan.
Ger tid för utveckling
Ulf Olofsson sammanfattar på ett kärnfullt sätt vilka fördelar ordning och reda i föreningen leder till:
– Tack vare att vi sparar så mycket tid på administration kan våra ledare fokusera på utbildning och vår kanslist med föreningsutveckling och planera aktiviteter, utbildningar med mera och lägga tiden på det istället.
Kommentarer