Det har uppstått många frågor kring detta sedan slutet av 2025 när RF valde att sluta hantera personer med skyddade uppgifter i IdrottOnline.
För idrottsföreningar innebär det att:
- Även om ni lägger in personerna med skyddade uppgifter i Svenskalag (som synkar registret till IdrottOnline) kommer de inte att finnas i IdrottOnline.
- All närvaro på dessa personer försvinner i IdrottOnline
- All närvaro som förts av dessa personer blir ogiltig i IdrottOnline.
Detta leder i sin tur att föreningar riskerar minskat statligt LOK-stöd samt minskat kommunalt bidrag. (Gäller de föreningar som skapar kommunfiler i IdrottOnline)
Om ert specialidrottsförbund har kopplat sitt licens- eller tävlingssystem mot IdrottOnline rekommenderar vi er att prata med ert förbund om hur ni ska göra för att de personer med skyddade uppgifter fortfarande ska kunna vara licenserade och få tävla.
Hur ska ni göra i Svenskalag?
Det är svårt att ge en allmän rekommendation kring hur varje förening ska hantera personer med skyddade uppgifter. Men, att ta bort dessa personer helt ur Svenskalag är inte att rekommendera, eftersom det då inte går att kommunicera med dem via systemet.
Det behövs en e-postadress för att kallelser, fakturor och övrig kommunikation ska komma fram. Om personen har skyddade uppgifter och använder pseudonym i ert register är det viktigt att e-postadressen inte avslöjar personens riktiga namn.
Sedan finns frågan om huruvida ni ska lagra personnummer eller inte på dessa personer. Några exempel när personnummer behövs i föreningssystemet (Ex. Svenskalag):
- För att föreningen ska få aktivitetsstöd från sin kommun
- För att föreningen ska kunna licensiera medlemmar i externa tävlingssystem
- För att föreningen ska veta vem som är medlem och minimera risken för dubbletter i medlemsregistret
För ej register på vilka som har skyddade uppgifter
En annan aspekt är att föreningen ofta inte vet vilka personer som har skyddade uppgifter. Även om ni skulle få reda på detta bör ni inte markera detta i ett digitalt system. Vi som systemleverantör vill heller inte veta eller registerföra vilka personer som har skyddade uppgifter.
Vi uppmanar till dialog
Vi rekommenderar att medlemmar som har skyddade uppgifter pratar med er i föreningen så att ni kan komma överens om hur och vilka personuppgifter som ska lagras. Att tänka på:
- Riktigt namn eller pseudonym?
- Personnummer eller endast födelsedatum?
- E-postadress och mobil bör finnas för att kommunikation ska fungera
- E-postadress bör ej avslöja personens namn
- Postal adress bör ej lagras
OBS. Om ni inte lägger in personnummer och personen närvaroförs på en aktivitet kommer systemet varna om att personnummer saknas (eftersom personnummer är ett krav för LOK-stöd). Varningar visas för huvudadministratörer och gruppadministratörer och här kan det bli svårt för er att veta vilka personer som ska kompletteras med personnummer och vilka ni ska låta vara.
