VALLENTUNA IBK

Föreningshandbok

Vara lagkassör

Alla barn- och ungdomslag ska ha en egen lagkassör. Den hanterar lagets in- och ubetalningar och bokför varje händelse i en Excelfil. Lagkassör får tillgång till lagets konto i Swedbank och därför göra utbetalningar och se alla inbetalningar som sker. Varje lag har ett bankgiro-konto och ett Swish-konto till sitt konto, för att enklare kunna hantera inbetalningar. 

 

Reprensentationslagen och innebandyskolan har inga egna konto, utan ekonomin i dessa lag hanteras helt och hållet av föreningens kassör. 

Att utse lagkassör – ansvar och tillvägagångssätt

Lagkassören har ett stort förtroendeuppdrag i laget och ansvarar för hantering av lagets ekonomi, såsom lagkassa, in- och utbetalningar samt kontakt med föreningen vid ekonomiska frågor. Det är därför viktigt att laget gör ett medvetet och genomtänkt val av person.

Vid valet av lagkassör bör laget:

  • Välja en person som är noggrann, strukturerad och ansvarstagande

  • Säkerställa att personen har lagets och föreningens fulla förtroende

  • Göra en rimlig lämplighetsbedömning, då uppdraget innebär tillgång till och ansvar för lagets pengar

Det är lagets ansvar att utse en kassör som bedöms lämplig för uppdraget.

 

Praktiskt om att bli lagkassör

Processen för att byta eller tillsätta ny lagkassör är tyvärr något omständlig, främst på grund av bankens rutiner hos Swedbank.

  1. Kontakt med Swedbank
    Den blivande lagkassören behöver själv ta kontakt med Swedbanks företagsdel för att bli upplagd som kund i Swedbank.
    Detta kan ibland göras via telefon, men inte alltid. I vissa fall krävs ett personligt besök på bankkontor, vilket kan vara en utmaning på grund av begränsade öppettider.
    Är du redan kund hos Swedbank brukar processen gå snabbare.
    Börja alltid med att ringa. Öppettider och kontaktuppgifter hittar du på deras hemsida. 

  2. Upplägg i föreningens bankstruktur
    När Swedbank har registrerat dig behöver föreningen genomföra nästa steg. Detta innebär att kassören behöver besöka ett Swedbank-kontor för att formellt lägga upp dig i föreningens bankstruktur.
    Eftersom detta måste ske fysiskt och under bankens öppettider kan det ibland ta lite tid innan allt är klart.

  3. Överlämning och genomgång
    När alla behörigheter är på plats har du tillgång till bankkontot och kan genomföra transaktioner. Du behöver också få en genomgång om hur vi arbetar och överlämning av bokföringen om den är påbörjad. Antingen genomförs en gemensam genomgång av hur rutinerna fungerar, eller så lämnar den tidigare lagkassören över ansvar och information direkt till dig. Vid nystartade lag sker alltid en genomgång med kassören. 

Viktiga regler när det kommer till hantering av lagets pengar

  • Lagkassören är ansvarig för att lagkassan sköts enligt föreningens regler.
  • Lagkassans bokföring ska ske i det av föreningskassören tillhandahållna Excelbladet för
    lagens bokföring. Avrapportering av bokföringen till föreningskassören skall ske efter 31
    december (delårsbokslut) samt efter 30 april (bokslut).
  • Laget får inte öppna egna lagkonto på banken eller förvarar lagets pengar kontant hemma.
  • Betalningar till laget får inte ske till privata konton. Allt ska betalas in direkt på lagets konto, via överföring, bankgiro eller Swish.
  • Utbetalningar från lagkassan måste alltid göras mot kvitto i original, inlämnad faktura, verifikat
    eller liknande. Det är inte tillåtet att göra förskottsuttag.
  • Laget får inte hantera en kontantkassa.

Intäker och utgifter från lagkassan

Majoriteten av de intäkter och utgifter som sker från lagkassan är kopplad till lagets olika aktiviteter.Varje lag bestämmer själva hur de jobbar med att få in sina intäkter för att täcka sina kostnader. 

Vanliga sätt att arbeta med inäkter: 

  • Lagavgift
  • Försäljning av kakor, toapapper, lotter, osv
  • Sponsring 
  • Ersättning för nedlagt arbeta
  • Arrangör av cup eller liknande evenemang

Vanliga kostnader som ett lag har: 

  • Kläder och tryck på dessa
  • Domaravgifter
  • Ev. straffavgifter för sent flyttade matcher osv. 
  • Anmälningsavgifter till cuper
  • Deltagaravgifter till cuper. 

Lagavgifter

Varje lag har rätt att ta ut en lagavgift, som faktureras i samband med medlems- och aktivitetsavgiften. När föreningen fått in majoriteten av lagets avgifter, sker en utbetalning till laget. Varje lag bestämmer själv hur stor lagavgiften är. Det är väldigt olika hur man jobbar med sponsring, försäljning och andra intäkter. Läs mer här om föreningens avgifter. 

 

Övriga intäkter

Intäkter som relaterar till försäljning/egna jobb som laget själv organiserar och hanterar
behåller laget till 100%. Samtliga intäkter skall redovisas mot lagkassan.

Faktura till sponsorer

Om laget vill ha hjälp med att skicka faktura till eventuella sponsorer, hjälper kassören gärna till. Betalning sker direkt till laget. 

Försäljning som hanteras av föreningen

Det finns några få tillfällen då föreningen tar hand om försäljning som varje lag ska genomföra. 

  • Bingolotter vid jul
  • Försäljning i café
  • Aktivitetstöd (inte försäljning men intäkt)

 

Vid exempelvis försäljning av bingolotter, ska den totala summan som laget sålt för, betalas in till föreningens konto. Därefter fördelas nettopengarna genom att föreningskassören betalar ut lagens del till respektive lagkonto. Som ett exempel får laget behålla 50% av nettovinsten från sin försäljning av
bingolotter. 

Vallentuna IBKs varumärke

Huvudföreningen äger varumärket Vallentuna Innebandyklubb, både som namn och logotyp. Det får inte används helt fritt i lagen. Följande finns att förhålla sig till.

  • Tryck på kläder ska tryckas av föreningens utsedda profilleverantör. De har kunskap om vår grafiska identitet och hur vi ska upplevas. 
  • Tryck av annat material, broschyrer, rollups eller liknande ska alltid godkännas av profilansvarig styrelsen innan de går i tryck.
  • Sponsorer som vill använda vårt varumärke i sin egen marknadsföring och kommunikation måste ha godkänt av profilansvarig i styrelsen innan detta sker. 

Varför finns reglerna?

Styrelsens ansvar
Det är styrelsen i föreningen som är ytterst ansvarig för samtliga transaktioner som sker i föreningens
namn inklusive något av föreningens lag och därmed de lagkassor som finns. Styrelsen vill att alla
transaktioner i lagkassorna bokförs enligt bokföringslagen vilket sker när lagen har lagkonto i
föreningen.

 

Juridiska skäl
Juridiskt sett tillhör lagkontona föreningen. Laget ifråga representerar alltid föreningen i
alla idrottsliga sammanhang, vilket också ska vara fallet när laget uppträder i andra situationer såsom
olika finansieringsverksamheter. Så fort ett lag får intäkter från extern part, försäljning etc sker det i
Vallentuna IBKs namn.


Skattetekniska skäl
De utbetalningar som görs till domare/tränare/lagledare i form av reseersättningar eller arvode ska
redovisas till Skatteverket via kontrolluppgifter. I vissa fall ska också skatt och sociala avgifter betalas.
När lagkontona ingår i föreningen tillser föreningen att skattelagstiftning sköts korrekt. Om reglerna
inte följs riskerar både ledare, spelare och hela föreningen bli skatteskyldig.

 

Säkerhetsskäl och skydd för laget
Dessa regler är även till för att undvika oegentligheter och risk för bedrägerier med förskingring av
lagkassor.


Hantering av lagkonto
Föreningen äger kontot men laget får disponera innehållet till verksamhet och lagaktiviteter som är
knutet till laget och innebandy. Om nya spelare tillkommer ska de ha en lika del av lagkassan som
övriga spelare i laget. Man skall således inte behöva "köpa sig in" i kassan.
Om en spelare slutar har man inte rätt till utbetalning av sin del av lagkassan. Om laget upplöses
tillfaller kvarvarande medel föreningen

Tjäna pengar till föreningen
Levererat av Gratis lagsida, medlemsregister och faktureringssystem till föreningen
Kaka

Godkänn kakor

Vi använder oss av kakor (cookies) för att vår webbplats ska fungera bra för dig. De används även för webbanalys i syfte att hjälpa oss att förbättra våra tjänster.
Så använder vi cookies