Extern tävling

Denna guide beskriver hur du som ledare projektleder en extern tävling som arrangeras av en annan förening. Följ stegen i turordning och kontakta en kollega om du behöver stöd längs vägen.

Hitta en lämplig tävling

• Gå till Tävlingskalender | Svenska Gymnastikförbundet via Svenska Gymnastikförbundets webbplats.
• Välj en tävling där det är minst 4–8 veckor kvar innan anmälningstiden går ut.

Skapa kalenderhändelse i GF Astras webkalender

• Kopiera all relevant information från tävlingskalendern:
• Datum och tider
• Steg/klasser
• Tävlingsplats
• Anmälningsstopp
• Övrig info (PM, särskilda regler m.m.)
• Skapa en kalenderhändelse i GF Astras kalender.
• Viktigt: Ange anmälningsavgift i händelsen.

Kalla domare och tävlingsledare

• Skicka en kallelse till grupperna Domare och Tävlingsledare.
• Sätt en svarstid på ca 1 vecka eller annan rimlig tid.

Sammanställ domare och ledare

När du fått svar:

• Kontrollera vilka licenser domarna har.
• Räkna hur många gymnaster som kan anmälas per steg.
• Ställ upp informationen i en tabell, exempelvis:

Regler för antal gymnaster per domare och licenskrav

• Steg 1–4: 6 gymnaster per domare
• Licenskrav: Steg 1-domarlicens
• Steg 5–6 & Klubbpokal: 4 gymnaster per domare
• Licenskrav: Steg 2 för steg 5–6, oftast Steg 3 för Klubbpokal

OBS: Kontrollera alltid tävlingens specifika bestämmelser – de kan variera.

Prioritera gymnaster vid begränsat antal domare/ledare

Om vi inte har resurser att täcka alla steg:

1. Ledarbarn prioriteras alltid först.
2. Därefter gör du en bedömning utifrån:
• Tävlingens geografiska läge
• Vilka gymnaster som tävlat mycket respektive lite
3. Rådgör gärna med en tränarkollega om du känner dig osäker.

Skicka kallelse till gymnaster

• Kalla de barn som ska delta enligt tabellen du gjort.
• Kontrollera att de är kallade till rätt steg.
• Säkerställ att barnen är minst 7 år vid tävling på annan ort.
• Sätt en rimlig svarstid.

Stäm av svar och förbered slutlig anmälan

När GF Astras interna svarstid gått ut bör det fortfarande vara några dagar kvar tills tävlingens officiella anmälningstid går ut.

Logga in på Gymnastikförbundets webbplats

• För att kunna anmäla behöver du en användare.
  Thomas Åkerdahl kan skapa en åt dig.

Gör själva anmälan

1. Gå till tävlingskalendern för aktuellt år.
2. Klicka på Logga in.
3. Hitta tävlingen och klicka på Anmälan.
4. Anmäl:
• De gymnaster som ska delta
• Domarna (på rätt steg!)
5. Skicka in anmälan.

Ändringar i anmälan

• Logga in → Mina föreningar → välj Gymnastikföreningen Astra.
• Välj tävlingen → Redigera → gör ändringar → skicka in igen.
  (Endast möjligt så länge anmälningstiden inte passerat.)

Skapa Messenger-grupp

• Döp gruppen till:
  Tävlingens namn + ort + datum
  Exempel: Snöstjärnan Östersund 14 dec
• Lägg till:
• Gymnasternas föräldrar
• Domare som ska döma
• Ledare som ska leda

Kommunicera all praktisk information

I Messenger-gruppen delar du:

• PM och schema
• Samåkning/transportupplägg
• Samlingstid
• Hotelltips (nära arenan eller prisvärt)
• Övrig info som kan behövas

KLART!

Följ dessa steg så får både gymnaster, ledare och föräldrar en tydlig och trygg upplevelse inför tävlingen.