Dokument

Alemana Dansklubbs Styrdokument

 

1. Allmänt

 Alemana Dansklubbs (ADK) organisation består av medlemmar, förtroendevalda samt uppdragstagare.

 

Föreningen är medlem i Svenska Danssportförbundet (DSF) och är därigenom även ansluten till Sveriges Riksidrottsförbund (RF). Genom medlemskap i DSF blir föreningen även medlem i distriktet RF-SISU Stockholm samt i DSF-distriktet Stockholm-Upplands Danssportförbund.

 

ADK har till uppgift att för sina aktiva medlemmar erbjuda dansverksamhet inom Standard, Latin och Tiodans”. ADK bedriver dansidrott ideellt för barn, ungdomar och vuxna. Verksamheten syftar till att medlemmarna ska ha roligt, må bra och utvecklas genom dansen.

Roller inom föreningen:

 

Medlemmar: Individer som är anslutna till ADK genom att de betalat sin medlemskapsavgift.

 

Förtroendevalda: Person som vid årsmötet av medlemmar valts att ingå i föreningens formella organisation. Förtroendevald person ska vara medlem i ADK med undantag för revisorer.

 

Uppdragstagare: Personer som av ADK:s styrelse har tilldelats ett uppdrag. Uppdrag kan vara tidsbegränsade eller gälla tills vidare samt vara ideella eller arvoderade.

Exempel på̊ uppdragstagare är tränare, kursledare, lagledare eller medlem i arbetsgrupper.

2. 
   Syfte, giltighet och fastställande

 

Syftet med styrdokumentet är att klargöra organisationen, arbetssätt och ansvarsförhållanden inom ADK. 

 

Målsättningen med detta styrdokument är att säkerställa en stabil och ändamålsenlig organisation.

 

Beslutat styrdokument gäller tills vidare. Ändringar beslutas av ADK:s styrelse.

3. 
   Styrande dokument

 

De styrande dokumenten för ADK:s verksamhet är i nämnd ordning: 

• ADK:s stadgar
• ADK:s verksamhetsplan 
• ADK:s budget
• ADK:s styrdokument

4. 
   Organisation

 

ADK strävar efter en effektiv och ändamålsenlig organisation.

Nedan följer en skiss över ADK:s organisation.

 

OBS! Ska läggas till

5. 
   Verksamhetsformer

 

ADK:s styrelse har beslutat att bedriva den dagliga föreningsverksamheten i fyra olika former:

 

1. Styrelsen– Arbetar med föreningens övergripande organisation, budgethantering samt framtida utveckling.
2. Verkställande utskott– En grupp av 3 styrelsemedlemmar som är tilldelat ett specifikt uppdrag av styrelsen.
3. Arbetsgrupp (AG)- Ett arbetsområde inom ADK:s verksamhet med fokus på ett specifikt område.
4. Projekt (P)- En del av ADK:s verksamhet som har ett specifikt uppdrag och mål, vilket bedrivs under en begränsad tidsperiod.

 

Dessa olika former identifieras, bildas och upplöses genom beslut i styrelsen.

 

5.1 Styrelsen

 Styrelsen ska – inom ramen för RF:s, vederbörande SF:s och förevarande stadgar – svara för föreningens verksamhet samt tillvarata medlemmarnas intressen.

 

5.2 Verkställande utskott

Ett verkställande utskott, VU, är en mindre del av styrelsen som utses inom den valda styrelsen, som oftast av styrelsens ordförande, vice ordförande samt ekonomiansvarig.

Verkställande utskott beslutar i ärenden som styrelsen delegerat åt detta.

 

5.3 Arbetsgrupp (AG)

AG är grunden för all specifik verksamhet inom ADK. AG:t ska både sköta det dagliga arbetet och verka för behovet av utveckling. AG:t, tillsammans med styrelsen, ska tillgodose de behov som medlemmar och dansare har.

Då ADK befinner sig i kontinuerlig utveckling kommer en aktualiseringsprövning alltid att påverka antalet och inriktningen för dessa verksamhetsområden. AG:t ansvarar för att skapa en struktur för olika delarna av sitt verksamhetsområde/uppdrag. AG:t har ett formellt uppdrag av styrelsen med fastställd verksamhet och i förekommande fall budget. Styrelsen kan även delegera andra typer av beslut till AG:t

Varje AG drivs av en kommitté. Kommittén ska rapportera till styrelsen en gång per månad.

Respektive kommittén ska se till att verksamheten bedrivs och kvalitetssäkras inom ramen för sitt uppdrag. Kommittén kan adjungera valfritt antal personer för allmänna eller särskilda uppdrag inom sitt område.

Protokoll ska föras över tagna beslut. Dessa protokoll ska sändas till styrelsen senast 2 dagar efter kommitténs möte. Beslut ska vara dokumenterat med full spårbarhet.

 

  

5.3.1 Tävlings- och eventgrupp

 

Denna arbetsgrupp har ansvar för att bedriva de av ADK arrangerade danstävlingar och träningsläger. Detta är en verksamhet som ägs och drivs av ADK och som är vinstdrivande. Syftet med vinsten är att överskottet ska gå till klubben för att subventionera klubbens tävlingsverksamhet.

De events som arrangeras av denna AG ingår i ett koncept som kallas för ”The 4 Seasons Dance Events”. De fyra eventen är:

 

1. Winter Festival - Tävling Stockholm 
2. Spring Ball - Danshelg för seniorer med bal/gruppträning/tävling 
3. Summer Camp – Träning Norrtälje 
4. 4. Autumn Classic - Tävling Norrköping 

 

5.3.2. Rekryteringsgruppen

   

Denna AG har ansvar för att bedriva samt organisera ADK:s verksamhet för rekrytering av dansare i alla åldrar och nivåer.

                         

5.3.3. Utveckling & Elit Träningsgruppen

 

Denna AG har ansvar för att arrangera ADK:s träningsverksamhet för de dansare som tillhör utvecklings- och elitnivå

 

5.3.4. Vuxen Socialverksamhet

 

Denna AG har ansvar för att organisera ADK:s sociala aktiviteter för vuxna medlemmar.

 

5.3.5. Youth Club.

 

Denna AG är en verksamhet som organiseras och bedrivs av de klubbmedlemmar

som är mellan 14 och 21 år gamla. Den fungerar som en ungdomsstyrelse där

kommittémedlemmar organiserar social verksamhet för ADK:s ungdomar.

Denna kommitté agerar också som ett språkrör för ADK:s medlemmar mellan 14 och 21

År gamla. Ordförande för Youth Club är en av ADK:s styrelsemedlemmar.

 

 

5.3.6. Ekonomigruppen

 

Denna har ansvar för ADK:s ekonomi och leds av klubbens kassör. AG:t har ansvar för bidrag, stipendier, bidragsansökningar, sponsring samt för av hanteringen LOK-stöd.

 

5.3.7. Informationsgruppen

 

Denna har ansvar för ADK:s kommunikation, både internt och extern, samt klubbens marknadsföring och digitala kommunikation. Den leds av klubbens sekreterare.

 

5.3.8. Lokalgruppen.

 

Denna har ansvar för att ordna och boka lokaler åt ADK:s verksamhet.

 

 

5.3.9. Trivselgruppen

 

Denna har ansvar för att ordna klubbens avslutningsfester och shower i

slutet av varje termin. De har även ansvar för att välkomna nya medlemmar till klubben.

 

 

5.3.10. Team ADK

 

Denna har ansvar för att organisera verksamheten kring medlemmars deltagande i tävlingar.

 

5.3.11. Tränare & Ledargruppen

 

Denna är en består av ADK:s tränare och ledare. Syfte med denna

grupp är att bedriva utbildning och fortbildning av ADK:s ledare och tränare. Samt

att ge dessa ett forum för att samlas och diskutera sina behov och synpunkter för

att kunna påverka ADK:s verksamhet.

 

 

5.4 Projekt

 

Ett projekt inom ADK är till för verksamhet som bedrivs under en begränsad tid för att pröva, starta nytt eller utveckla befintlig verksamhet.

Projekt inom ADK etableras och genomförs utifrån en tydlig struktur och ett tydligt mål. Projektdirektivet, som utgör ram för uppdraget, fastställs av ADK:styrelse. Efter/i samband med att projektdirektiv beslutas, utses projektledare. Projektledaren ansvarar för att utarbeta en projektplan och föreslå en projektgrupp för arbetet. ADK:s styrelse fastställer projektplan för arbetet. Mall för projektdirektiv och projektplan ska användas vid framtagande av dessa.

 

 

6. Ledning och styrning

 

6.1 Föreningsårsmöte

 

Årsmötet är ADK:s högsta beslutande organ där varje medlem äger en röst. Framtagande av röstlängd sker enligt ADK stadgar. Stadgarna är föreningens grundläggande regler. Det är föreningsårsmötet som beslutar om dem.

Årsmötet fastställer verksamhetsinriktning för kommande år. På årsmötet väljs ordförande, styrelseledamöter, suppleanter, revisor samt revisorssuppleant samt valberedning.

 

 

6.2 Föreningsstyrelse

 

Styrelsens uppdrag regleras i stadgarna för ADK. Styrelsen ansvarar för att verksamheten bedrivs i enlighet med ADK:s stadgar och ska verka för klubbens utveckling.

Styrelsen företräder klubben samt deltar i olika forum och följer utvecklingen inom dansensrörelsen generellt. Styrelsen svarar för att beslut fattade vid årsmöten verkställs och att återrapportering av verksamhetsplan sker till medlemmarna på årsmötet.

Styrelsen består av ordförande, 4 ledamöter och suppleanter. Mandatperioden för ordförande är ett år, ledamöter två år och suppleanter ett år. I det konstituerande styrelsemötet utses vice ordförande, sekreterare och kassör samt firmatecknare och verkställande utskott (VU).

Till styrelsemötena ska samtliga styrelseledamöter och suppleanter kallas. Kallelse till ordinarie styrelsemöte ska ske senast 5 dagar före mötet och innehålla datum, tid och plats/plattform för mötet. Ärenden som önskas behandlas på styrelsemötet ska vara insända med komplett beslutsunderlag senast sju dagar före mötet.

 

 

6.2.1 Ordförande

 

Ordförande har det övergripande ansvaret inom styrelsen och är föreningens officiella ansikte utåt. Ordföranden ska se till att stadgarna följs och att sammanträden hålls regelbundet och när det behövs.

Styrelsens ordförande ska:

 

• Leda styrelsens arbete
• Föra föreningens talan i övergripande frågor
• Fördela arbetet inom föreningen
• Tillse att fattade beslut verkställs
• Följa AG:s arbete 
• Tillsammans med vice ordförande se till att styrelsens ledamöter fortlöpande får den information som behövs för att kunna följa föreningens ställning och utveckling.
• I samarbete med vice ordförande och sekreterare förbereda ärenden till styrelsens möten och se till att dagordning upprättas
• Finnas tillgänglig inför varje styrelsemöte och att protokoll förs vid styrelsemöten
• Tillsammans med vice ordförande se till att en introduktion av nya ledamöter genomförs

 

6.2.2 Vice ordförande

 

Vice ordförande utses internt i styrelsen och inträder som ordförande när ordförande är frånvarande eller har förhinder vid styrelsemöten etc. Om ordförande slutar under pågående mandatperiod kan vice ordförande gå in som tillförordnad ordförande fram till nästa årsmöte. I sådana fall ska en ny vice ordförande utses inom styrelsen.

 

6.2.3 Ledamot

 

Styrelsens ledamöter har gemensamt med ordförande det yttersta ansvaret för verksamheten. Samtliga styrelseledamöter ska delta vid styrelsemöten om inte giltig frånvaro finns, vilket meddelas styrelsens ordförande i så god tid som möjligt före mötet.

 

 

6.2.4 Suppleant

 

Suppleant deltar på lika villkor som ordinarie ledamöter i styrelsens arbete, men har endast rösträtt vid frånvaro av ordinarie ledamot.

 

6.2.5 Sekreterare

 

Sekreterarens uppgifter är att:

 

• Förbereda styrelsen sammanträden och klubbens möten.
• Föra protokoll över styrelsens sammanträden.
• Registrera och förvara skrivelser.
• Om ordförande inte bestämmer annat, underteckna utgående skrivelser och förvara kopior av dessa.
• Årligen upprätta förslag till verksamhetsberättelse tillsammans med övriga ledamöter.

 

 

6.2.6 Kassör

 

Kassörens uppgifter är att:

 

• följa upp att utskickade fakturor betalas
• följa upp tillsammans med ekonomigruppen att klubben söker de bidrag från stat, kommun och idrottsorganisationer m fl som finns att få.
• driva in fordringar och verkställa utbetalningar för klubben, samt se till att det finns verifikationer över dessa.
• svara för klubbens bokföring, vilket innebär att föra kassabok över klubbens räkenskaper.
• i förekommande fall lämna särskild uppgift, upprätta deklaration samt lämna arbetsgivar- respektive kontroll-uppgifter.
• årligen upprätta balans- samt resultaträkningar.
• föra medlemsmatrikel och inventarieförteckning, i vilken också av klubben förvärvade priser införs.
• i den mån varken RF:s samlingsförsäkring eller vederbörande SF:s försäkringar inte är tillräckliga, enligt beslut av styrelsen, tillse att såväl klubbens medlemmar i klubbens verksamhet som klubbens idrottsmateriel, priser och övriga tillhörigheter är försäkrade till betryggande belopp.
• utarbeta underlag för budget.

 

 

 

6.2.7 Adjungerad ledamot

 

Styrelsen får utse adjungerad ledamot. Ett tillfälligt upptagande av person som medlem i föreningens styrelsemöte som i annat fall står utanför det formella mötet, men är sakkunnig i en specifik fråga relaterat till föreningsmötet. Sådan ledamot har yttrande- och förslagsrätt, men inte rösträtt. Adjungerad ledamot får utses till befattning inom styrelsen.

 

 

 

7. Valberedning

 

Valberedningens uppdrag regleras i stadgarna för ADK. Valberedningen har till uppgift att i sitt arbete fortlöpande följa verksamheten inom föreningsstyrelsen och har som uppgift att förbereda personer inför kommande mandatperiod. Valberedningen ska bestå av en ordförande och en ledamot. Dessa väljs på årsmötet. Mandatperioden är ett år.

 

Valberedningen ska senast två månader före årsmötet tillfråga dem vilkas mandattid går ut om de vill kandidera för nästa mandatperiod. Därefter ska valberedningen informera medlemmarna om eventuella avsägelser. Valberedningen ska upplysa medlemmarna om att de har rätt att inkomma med förslag på kandidater.

 

Senast tre veckor före årsmötet ska valberedningen meddela röstberättigade medlemmar sitt förslag, samt meddela namnen på de personer som i övrigt har föreslagits inför valberedningen.

 

 

8. Uppdragstagare

Personer som av ADK:s styrelse har tilldelats ett uppdrag. Uppdrag kan vara tidsbegränsade eller gälla tills vidare samt vara ideella eller arvoderade.

 

Exempel på̊ uppdragstagare är tränare, kursledare, lagledare eller medlem i arbetsgrupper.